Instrukcja sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo – księgowych

Istotne znaczenie instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych wynika z faktu, że określa ona „ścieżkę dokumentu”, począwszy od jego sporządzenia, poprzez przepływ do komórek pośrednich, kontrolę, ewidencję połączoną z właściwym grupowaniem w akta dokumentacyjne, aż po przechowywanie i archiwizowanie. Od jakości dokumentów i ich wiarygodności uzależniona jest jakość informacji, jaką ze sobą niosą.

Im szerszy wachlarz dokumentów występuje w danej jednostce organizacyjnej, tym pojawia się większa potrzeba zaprowadzenia porządku w dokumentacji, co zapewne ułatwi dostęp do każdego z dokumentów i wykorzystanie go w bieżącej pracy do celów kontrolnych, analitycznych lub decyzyjnych. Wprowadzony w danej jednostce ład w dokumentacji stanowi wizytówkę jednostki wobec podmiotów zewnętrznych, m.in. instytucji ją kontrolujących, a także pozwala na bieżąco i terminowo prowadzić ewidencję operacyjną oraz księgową, co z kolei umożliwia terminowe sporządzanie sprawozdań, deklaracji i informacji.

Wobec tego obowiązek ustalenia i stosowania przez jednostki sektora finansów publicznych instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych powinien być traktowany bardzo odpowiedzialnie, a nie wyłącznie formalnie. Specyfika tego dokumentu sprawia, że jego kształt w poszczególnych jednostkach może być bardzo zróżnicowany, a zakres przyjętych w nim uregulowań może być ogólny lub bardzo szczegółowy, w zależności od sposobu podejścia do tej kwestii przez kierownika danej jednostki, a także od charakteru tej jednostki, rodzaju i skali działalności oraz potrzeb informacyjnych, lecz niezależnie w każdym z przypadków jako „przewodnia” powinna być stosowana zasada dobrej organizacji.

Instrukcja sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych powinna być dokumentem dostosowanym ściśle do indywidualnych potrzeb każdej jednostki i stanowić dobry sposób na komunikację jednostki z otoczeniem, a jednocześnie zapewniać wiarygodność, szybkość i kompletność informacji oraz prawidłowy i bezpieczny obrót składnikami majątku. Prawidłowo zorganizowany obieg dowodów księgowych jest znaczącym elementem kontroli zarządczej.

Prezentowany w publikacji przykładowy wzór zarządzenia kierownika jednostki ustalającego instrukcję sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych, zawierającego w swej treści praktyczne wskazówki oraz rozwiązania, po uwzględnieniu specyfiki każdej jednostki i jej indywidualnych uwarunkowań, może być pomocny przy opracowywaniu nowej instrukcji lub aktualizacji dotychczas obowiązującej w przypadku wystąpienia m.in. zmian w zasadach sporządzania i przechowywania dokumentacji lub w zasadach prowadzenia gospodarki finansowej czy też zmian wynikających z potrzeb zarządzania.